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Optimiser la gestion des dépenses de l’entreprise grâce à un outil adapté
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Actuellement, de plus en plus de chefs d’entreprises se servent des nouvelles technologies pour mieux gérer leurs sociétés. Cependant, peu de managers songent à utiliser des outils informatiques pour optimiser la gestion des avances sur les frais professionnels. Pourtant, de nombreuses alternatives sont désormais accessibles.

Les difficultés à anticiper en matière de gestion des dépenses

Gérer les dépenses en entreprise peut devenir un vrai casse-tête d’autant plus si les activités sont très diversifiées. La tenue d’une comptabilité ne suffit pas pour contrôler les sorties d’argent et éviter les gaspillages.

Les avances sur frais professionnels sont particulièrement difficiles à gérer. Si un commercial doit faire un voyage d’affaires, l’employeur est tenu de prendre en charge l’hébergement, la restauration ou encore d’autres dépenses. Cependant, force est de constater que les employés s’acquittent souvent de ces frais de leurs poches  pour ensuite demander un remboursement. Puisque les ressources de l’agent sont limitées, il est préférable de chercher une solution  adéquate. Cela permettra de garantir la réussite de la mission.

Ainsi, certains chefs d’entreprises peuvent opter pour une avance permanente. Il s’agit d’approvisionner mensuellement le compte d’un salarié d’une somme précise. À la fin de chaque mois, celui-ci doit justifier ses dépenses professionnelles et  devra rembourser le montant restant.

L’avance ponctuelle est communément utilisée dans le cadre d’un déplacement urgent. L’employeur crédite le compte du cadre supérieur d’une certaine somme. Au terme de son voyage, le commercial concerné doit également rembourser le reste ou demander un supplément si certains dépassements sont constatés.

Utiliser des cartes de payement pour simplifier ce processus

Opter pour une avance permanente ou ponctuelle peut être difficile d’autant plus si l’on se sert du compte bancaire de l’entreprise. Afin d’éviter les mouvements incessants de fonds, il est conseillé d’utiliser des cartes affaires à débit différé. Elles permettent d’avoir l’esprit tranquille et de mieux gérer les finances de la compagnie. Toutes les cartes distribuées aux salariés seront liées à un compte unique. Certains systèmes ont été prévus pour la récupération et la validation des notes de frais. Ainsi, on parvient à gagner du temps et à s’assurer d’un remboursement dans les meilleurs délais.

Pour profiter de cette formule, les intéressés peuvent s’adresser à des agences spécialisées. Ils pourront  fournir une ou plusieurs  cartes de payement. Les prestataires seront également à l’écoute des chefs d’entreprises afin de leur suggérer les meilleures solutions.

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